Polityka prywatności i plików cookies

serwisu internetowego dokumentydoniemiec.pl

Wersja z dnia: 01.09.2026r.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności i Plików Cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem z serwisu internetowego dokumentydoniemiec.pl, dostępnego pod adresem: dokumentydoniemiec.pl

2. Administratorem danych osobowych jest:

WorkSys Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. J. Słowackiego 42/2
60-808 Poznań, Polska
KRS: 0001201872
NIP: PL7812098352
REGON: 543070862

dalej jako „Administrator”.

3. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych jest możliwy poprzez:

e-mail: kontakt@dokumentydoniemiec.pl
tel.: +49 1515 8707 680 / +48 602 177 971

4. Administrator dokłada należytej staranności w celu ochrony prywatności osób korzystających z Serwisu oraz zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych.

5. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

§ 2. Zakres Polityki

1. Polityka dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z:

• korzystaniem z Serwisu,
• kontaktem z Administratorem,
• zapytaniami dotyczącymi Usług,
• zawarciem i wykonaniem Umowy,
• realizacją Usług,
• przekazywaniem Dokumentów,
• prowadzeniem korespondencji,
• obsługą reklamacji,
• realizacją płatności,
• korzystaniem z plików cookies i podobnych technologii.

2. Polityka ma zastosowanie zarówno do osób korzystających z Serwisu, jak i do Klientów korzystających z Usług Administratora.

3. W przypadku zawarcia Umowy przetwarzanie danych odbywa się również w zakresie niezbędnym do jej zawarcia i wykonania.

§ 3. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać

W zależności od rodzaju Usługi oraz sposobu kontaktu z Administratorem możemy przetwarzać w szczególności:

1. dane identyfikacyjne:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy,
• adres,
• datę urodzenia, jeżeli jest niezbędna do realizacji konkretnej Usługi,
• numer NIP,
• numery identyfikacyjne wymagane do realizacji konkretnej procedury;

2. dane kontaktowe:

• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres korespondencyjny;

3. dane dotyczące działalności gospodarczej:

• dane firmy,
• adres prowadzenia działalności,
• informacje dotyczące wykonywanej działalności,
• dane wymagane do realizacji formalności gospodarczych i podatkowych;

4. dane zawarte w dokumentach przekazywanych w związku z realizacją Usługi;

5. informacje dotyczące prowadzonej sprawy, w tym informacje przekazywane przez właściwe Organy;

6. dane dotyczące płatności i transakcji;

7. dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, w szczególności:

• adres IP,
• informacje o urządzeniu,
• rodzaj przeglądarki,
• system operacyjny,
• informacje dotyczące aktywności w Serwisie;

8. informacje zawarte w korespondencji prowadzonej z Administratorem.

§ 4. Dokumenty przekazywane przez Klienta

1. W związku z realizacją Usług Klient może przekazywać Administratorowi dokumenty zawierające dane osobowe.

2. Dokumenty mogą być przekazywane w szczególności:

• pocztą elektroniczną,
• za pośrednictwem WhatsApp,
• za pośrednictwem innych komunikatorów,
• poprzez formularz internetowy,
• poprzez uzgodniony system przekazywania plików,
• w formie papierowej,
• w inny uzgodniony sposób.

3. Zakres przekazywanych Dokumentów zależy od rodzaju zamówionej Usługi.

4. Administrator przetwarza Dokumenty w zakresie niezbędnym do wykonania zleconej Usługi.

5. Klient powinien przekazywać wyłącznie Dokumenty i informacje niezbędne do realizacji konkretnej Usługi.

6. Jeżeli wykonanie Usługi wymaga przekazania Dokumentów zawierających dane innych osób, Klient powinien mieć podstawę prawną do ich przekazania Administratorowi, jeżeli jest ona wymagana przepisami prawa.

§ 5. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

1. udzielania odpowiedzi na zapytania Klientów;

2. przedstawiania ofert i wycen;

3. przygotowania i zawarcia Umowy;

4. wykonania Umowy i realizacji zamówionej Usługi;

5. przygotowania, kompletowania i składania Dokumentów;

6. prowadzenia korespondencji z Klientem;

7. prowadzenia korespondencji z właściwymi Organami w imieniu Klienta, jeżeli Administrator posiada odpowiednie umocowanie;

8. obsługi płatności;

9. obsługi reklamacji;

10. dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;

11. realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa;

12. zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu;

13. prowadzenia statystyk i analizy korzystania z Serwisu, w zakresie wynikającym z zastosowanych narzędzi i ustawień cookies;

14. zapewnienia możliwości dalszej obsługi Klienta, jeżeli jest to uzasadnione charakterem Usługi i zgodne z obowiązującymi przepisami.

§ 6. Podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie:

1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania Umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem Umowy;

2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;

3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w szczególności w zakresie ochrony przed roszczeniami, zapewnienia bezpieczeństwa, prowadzenia korespondencji oraz organizacji obsługi Klientów;

4. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą.

5. Jeżeli przetwarzanie określonych danych wymaga zgody, osoba, której dane dotyczą, może ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

§ 7. Przekazywanie danych właściwym Organom

1. W związku z realizacją Usług dane Klienta mogą być przekazywane właściwym Organom w Polsce lub w Niemczech, jeżeli jest to niezbędne do wykonania zleconej Usługi.

2. Przekazanie danych może nastąpić w szczególności do:

• Finanzamt,
• Gewerbeamt,
• Krankenkasse,
• IHK,
• innych właściwych organów administracji,
• innych instytucji, jeżeli jest to wymagane do realizacji konkretnej Usługi.

3. Zakres przekazywanych danych jest ograniczony do danych niezbędnych do wykonania określonej czynności.

4. Jeżeli działanie w imieniu Klienta wymaga pełnomocnictwa, Administrator wykonuje takie czynności w zakresie udzielonego umocowania.

§ 8. Zewnętrzni dostawcy usług

1. Administrator może korzystać z usług zewnętrznych dostawców, jeżeli jest to niezbędne do prowadzenia działalności lub realizacji Usług.

2. Dostawcy mogą świadczyć w szczególności usługi związane z:

• obsługą poczty elektronicznej,
• hostingiem,
• utrzymaniem Serwisu,
• przechowywaniem danych,
• obsługą systemów informatycznych,
• komunikacją,
• obsługą płatności.

3. Administrator podejmuje działania mające na celu zapewnienie, aby podmioty, którym powierzane jest przetwarzanie danych, zapewniały odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

4. Jeżeli podmiot zewnętrzny przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora, może to odbywać się na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych lub innej podstawy prawnej wymaganej przepisami.

§ 9. PayU – zewnętrzny operator płatności

1. Administrator może udostępniać Klientom możliwość dokonywania płatności za Usługi za pośrednictwem PayU.

2. PayU jest niezależnym od Administratora podmiotem świadczącym usługi płatnicze.

3. W przypadku wyboru płatności za pośrednictwem PayU dane Klienta niezbędne do przeprowadzenia transakcji mogą zostać przekazane do PayU lub zostać przez PayU pozyskane w związku z realizacją płatności.

4. PayU może przetwarzać w szczególności dane identyfikacyjne, informacje dotyczące transakcji, dane dotyczące płatności, dane techniczne oraz informacje niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa transakcji i przeciwdziałania nadużyciom.

5. PayU przetwarza dane osobowe na zasadach określonych we własnych dokumentach dotyczących prywatności i ochrony danych.

6. Administratorem danych w ramach usług świadczonych przez PayU jest podmiot wskazany przez PayU jako właściwy dla danego użytkownika i rodzaju usługi.

7. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych przez PayU dostępne są w dokumentach dotyczących prywatności PayU.

8. Skorzystanie z PayU może wiązać się również z wykorzystaniem przez PayU plików cookies oraz podobnych technologii.

9. Zakres i rodzaj danych przekazywanych PayU może zależeć od sposobu technicznej integracji płatności z Serwisem.

§ 10. WhatsApp i inne komunikatory

1. W ramach obsługi Klientów Administrator może wykorzystywać komunikatory internetowe, w szczególności WhatsApp, jeżeli Klient wybierze taki sposób komunikacji.

2. Korzystanie z komunikatora oznacza, że dane mogą być przetwarzane również przez operatora danego komunikatora zgodnie z jego własnymi zasadami prywatności.

3. Administrator nie kontroluje sposobu przetwarzania danych przez operatora zewnętrznego komunikatora w zakresie jego własnych usług.

4. Klient powinien mieć świadomość, że przesyłanie dokumentów zawierających dane osobowe za pośrednictwem komunikatorów wiąże się z korzystaniem z usług podmiotów zewnętrznych.

5. Jeżeli charakter przekazywanych dokumentów wymaga zastosowania innego sposobu komunikacji, Administrator może wskazać Klientowi odpowiedni kanał przekazania Dokumentów.

§ 11. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

2. W przypadku danych przetwarzanych w związku z Umową dane mogą być przechowywane przez okres obowiązywania Umowy, a następnie przez okres niezbędny do:

• obsługi ewentualnych reklamacji,
• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• wykonania obowiązków prawnych,
• zabezpieczenia dokumentacji związanej z wykonaną Usługą,
• zapewnienia możliwości dalszej obsługi Klienta, jeżeli jest to uzasadnione i zgodne z prawem.

3. Dokumenty Klienta mogą być przechowywane po zakończeniu konkretnej Usługi, jeżeli ich przechowywanie jest uzasadnione możliwością dalszej obsługi Klienta, wykonaniem obowiązków prawnych lub ochroną przed roszczeniami.

4. Poszczególne dane mogą być przechowywane przez różne okresy w zależności od ich rodzaju, celu przetwarzania oraz obowiązków prawnych Administratora.

5. Po upływie odpowiedniego okresu dane mogą zostać usunięte, zniszczone lub zanonimizowane.

§ 12. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów, przysługuje prawo do:

1. dostępu do swoich danych osobowych;

2. uzyskania kopii danych;

3. sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych;

4. usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem;

5. ograniczenia przetwarzania;

6. przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie;

7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora;

8. wycofania zgody na przetwarzanie danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

§ 13. Prawo wniesienia skargi

1. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, może skontaktować się z Administratorem w celu wyjaśnienia sprawy.

2. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego do spraw ochrony danych osobowych.

3. W Polsce organem nadzorczym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

§ 14. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:

• nieuprawnionym dostępem,
• utratą,
• zniszczeniem,
• przypadkowym ujawnieniem,
• nieuprawnioną zmianą,
• innymi formami niezgodnego z prawem przetwarzania.

2. Dostęp do danych może być ograniczony do osób, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.

3. Administrator dokonuje doboru środków bezpieczeństwa z uwzględnieniem charakteru, zakresu i ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.

4. Klient powinien również zachować odpowiednią ostrożność przy przekazywaniu Administratorowi dokumentów i danych, w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej i komunikatorów.

§ 15. Pliki Cookies

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie.

2. Cookies są niewielkimi plikami tekstowymi zapisywanymi na urządzeniu użytkownika podczas korzystania z Serwisu.

3. Pliki cookies mogą służyć w szczególności do:

• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu,
• utrzymania sesji użytkownika,
• zapamiętywania ustawień,
• zapewnienia bezpieczeństwa,
• prowadzenia statystyk,
• poprawy funkcjonalności Serwisu,
• dostosowania działania Serwisu do preferencji użytkownika,
• obsługi wybranych funkcjonalności zewnętrznych dostawców.

4. W zależności od funkcji mogą być wykorzystywane:

• cookies niezbędne – konieczne do prawidłowego działania Serwisu;
• cookies funkcjonalne – pozwalające zapamiętywać określone ustawienia;
• cookies analityczne/statystyczne – wykorzystywane do analizy korzystania z Serwisu;
• cookies podmiotów zewnętrznych – związane z usługami podmiotów trzecich, np. operatorów płatności.

5. Nie wszystkie kategorie cookies muszą być wykorzystywane w każdym momencie. Ich zakres zależy od aktualnej konfiguracji Serwisu.

§ 16. Cookies niezbędne

1. Cookies niezbędne są wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego działania Serwisu.

2. Ich wyłączenie może spowodować, że niektóre funkcje Serwisu nie będą działać prawidłowo.

3. W zakresie, w jakim ich stosowanie jest niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub zapewnienia działania Serwisu, mogą być stosowane bez odrębnej zgody, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 17. Cookies analityczne i dodatkowe

1. Jeżeli w Serwisie zostaną zastosowane narzędzia analityczne lub inne technologie, które wymagają zgody użytkownika, zostaną one uruchomione zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz ustawieniami dokonanymi przez użytkownika.

2. Użytkownik może mieć możliwość zaakceptowania wszystkich cookies, odrzucenia cookies niewymaganych do działania Serwisu lub dokonania wyboru poszczególnych kategorii.

3. Zakres dostępnych ustawień może zależeć od aktualnej konfiguracji Serwisu.

§ 18. Cookies PayU

1. W przypadku korzystania z płatności PayU na stronie mogą być wykorzystywane pliki cookies lub podobne technologie związane z usługami PayU.

2. Technologie te mogą być wykorzystywane m.in. w celu:

• obsługi płatności,
• zapewnienia bezpieczeństwa transakcji,
• zapobiegania nadużyciom,
• rozpoznawania sesji,
• zapewnienia prawidłowego działania funkcji PayU.

3. Zakres wykorzystywanych przez PayU cookies zależy od sposobu integracji PayU z Serwisem oraz od aktualnych rozwiązań technicznych PayU.

4. Szczegółowe informacje dotyczące technologii stosowanych przez PayU znajdują się w dokumentach dotyczących prywatności i cookies PayU.

§ 19. Zarządzanie plikami Cookies

1. Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.

2. Użytkownik może również korzystać z mechanizmu zarządzania zgodami na cookies, jeżeli taki mechanizm został udostępniony w Serwisie.

3. Wyłączenie lub ograniczenie niektórych cookies może wpłynąć na prawidłowe działanie części Serwisu.

4. Ustawienia cookies mogą zostać zmienione przez użytkownika w dowolnym momencie, o ile Serwis udostępnia odpowiedni mechanizm zarządzania zgodami.

§ 20. Dane techniczne i logi

1. Podczas korzystania z Serwisu mogą być automatycznie zbierane informacje techniczne, takie jak:

• adres IP,
• data i godzina połączenia,
• informacje o urządzeniu,
• rodzaj przeglądarki,
• system operacyjny,
• informacje o sposobie korzystania z Serwisu.

2. Dane te mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa,
• wykrywania nieprawidłowości,
• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu,
• prowadzenia statystyk,
• administrowania Serwisem.

3. Zakres i okres przechowywania danych technicznych zależą od celu ich przetwarzania oraz konfiguracji systemów wykorzystywanych przez Administratora.

§ 21. Linki do innych stron

1. Serwis może zawierać odnośniki do stron internetowych lub usług należących do podmiotów trzecich.

2. Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych obowiązujące na stronach podmiotów trzecich.

3. Po przejściu na stronę zewnętrzną użytkownik powinien zapoznać się z właściwą polityką prywatności danego podmiotu.

4. Dotyczy to w szczególności zewnętrznych usług płatniczych, w tym PayU.

§ 22. Zmiany Polityki Prywatności

1. Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności, w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• zmiany sposobu świadczenia Usług,
• zmiany sposobu działania Serwisu,
• wdrożenia nowych funkcjonalności,
• wdrożenia nowych narzędzi lub dostawców zewnętrznych,
• zmiany sposobu korzystania z cookies.

2. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana w Serwisie.

3. O istotnych zmianach Administrator może poinformować użytkowników w sposób odpowiedni do charakteru zmiany.

4. Data aktualnej wersji dokumentu znajduje się na początku Polityki.

§ 23. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności w celu wykonania praw przysługujących osobie, której dane dotyczą, można skontaktować się z Administratorem:

WorkSys Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. J. Słowackiego 42/2
60-808 Poznań, Polska
e-mail: kontakt@dokumentydoniemiec.pl

§ 24. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka Prywatności i Plików Cookies stanowi dokument dotyczący zasad przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z plików cookies w Serwisie.

2. W zakresie świadczenia Usług zastosowanie ma również Regulamin Świadczenia Usług serwisu dokumentydoniemiec.pl oraz indywidualna Umowa o świadczenie Usług zawarta z Klientem.

3. W przypadku rozbieżności pomiędzy niniejszą Polityką a bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa zastosowanie mają właściwe przepisy prawa.

4. Polityka wchodzi w życie z dniem: 01.09.2026r.